Kotivarma Oy:n tietosuojaseloste
Tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja.


1. Rekisterinpitäjä

Kotivarma Oy
Y-tunnus 1025154-0
Postiosoite: Pohjoinen Rautatiekatu 29, 00100 HELSINKI


2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Jörgen Olenius
Postiosoite: Kotivarma Oy / Jörgen Olenius, Pohjoinen Rautatiekatu 29, 00100 HELSINKI


3. Rekisterin nimi

Kotivarman Oy:n asiakasrekisteri (”Asiakasrekisteri”)


4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Siltä osin kuin Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassaolevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä Asiakkaan eli rekisteröidyn oikeudet.

Asiakkaan henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:
– lakiin perustuva kiinteistönvälittäjän päiväkirjaa ja toimeksiantosopimuksia ja niihin liittyviä sopimusasiakirjoja varten. Sopimus-, asiakas- tai niihin rinnastettava muu suhde.

Muu käyttötarkoitus
Asiakassuhteen hoitaminen ja kohdentaminen, mainonnan kohdentaminen, laskutus, perintä ja asiakastapahtuminen varmentaminen, asiakasviestintä, palveluiden liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja / tai velvoitteiden suojaaminen ja turvaaminen, rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen ja muut vastaavat käyttötarkoitukset.

– rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja myös esim. asuntoesittelyissä läsnä olevilta henkilöiltä rikosten tai väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi, valvomiseksi ja selvittämiseksi, tai muillakin keinoin mahdollisten asiakkaiden kiinnostusten kohteiden selvittämiseksi tai myöhemmän asiakassuhteen perustamiseksi/palvelujen tarjoamiseksi ja markkinointiin.

Rahanpesun lakisääteinen valvonta
- lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017, jäljempänä ”Rahanpesulaki”) 3 luvun 3 §:n mukaisesti Asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain mukaisia henkilötietoja tallennetaan, säilytetään ja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten. Asiakkaan tuntemistietoja tai muita henkilötietoja, jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi, ei käytetä tarkoitukseen, joka on yhteen sopimaton näiden tarkoitusten kanssa.

Rahanpesulain valvontaa koskevissa rekisteritiedoissa käsitellään, tai voidaan käsitellä, seuraavia Asiakkaaseen liittyviä tietoja:
– nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
– edustajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
– oikeushenkilön täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja rekisteriviranomainen
- oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet
– oikeushenkilön toimiala
– tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
– henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan numero tai muu tunnistetieto ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta tai jos asiakas on etätunnistettu, tiedot todentamisessa käytetystä menettelystä tai lähteistä tiedot Asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta, perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä sekä muut Rahanpesulain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetut Asiakkaan tuntemiseksi hankitut tarpeelliset tiedot.
– Rahanpesulain 4 § 3. mom. mukaiset varojen alkuperän selvittämiseen liittyvät tiedot, ja 13 §:n mukaiset poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän tehostetun tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi hankitut välttämättömät tiedot
– ulkomaalaisen Asiakkaan, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, osalta tieto Asiakkaan kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot

Suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen


5. Rekisterin tietosisältö

– Henkilön tunnistamistiedot henkilöasiakirjoista, sähköinen allekirjoitus.
– Asiakkaalta saadut yhteystiedot kohteista ja mahdollisista tulevista kohteista säilytetään muutama kuukausi. Varsinaista rekisteriä ei kuitenkaan pidetä vaan viestin ovat sähköposteja ja käsin kirjoitettuja tietoja, jotka liitetään eri myyntikohteisiin.


6. Säännönmukaiset tietolähteet

– Henkilön tunnistamistiedot henkilöasiakirjoista, sähköinen allekirjoitus.
– Asiakkaalta sähköpostilla, puhelimitse tai muulla tavoin saadut kiinnotustiedot kohteista ja mahdollisista tulevista kohteista.


7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

– Tietoja ei luovuteta.


8. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastus- ja oikaisuoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastusoikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina ja allekirjoitettuna kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen. Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää kohdassa 2. mainituille rekisteriasioista vastaavalle henkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön. Kotivarma Oy ei käytä tietoja suoramainontaan eikä markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilömatrikkelia eikä sukututkimusta varten.


9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto
Lakiin perustuva myynti-, osto- ja vuokraustoimeksiannot sekä niihin liittyvät henkilön tunnistamiset, asiakirjat sekä ostotarjoukset säilytetään lukitussa tilassa Kotivarma Oy:n toimistossa ja niihin pääsee käsiksi vain hallituksen jäsenet, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Manuaalinen aineisto tuhotaan säännöllisin välein, kun sitä ei tarvitse lain mukaan enää pitää. Käsin kirjoitettuja yhteystietoja säilytetään muutama kuukausi. Muut vuokrahakemukset tuhotaan heti kun vuokrasopimus laadittu, mikäli asiakas ei halua että säilytetään. Säilytetään korkeintaan vuosi.

Sähköisesti tallennetut tiedot
Sähköisesti ei ole tallennettuja rekistereitä. Sähköpostiviestit tuhotaan säännöllisesti kokonaan. Sähköposti on suojattu virustorjunnalla ja palomuurilla sekä salasanoin. Sähköpostiviestit voidaan tulostaa ja liittää kiinteistönvälittäjän kirjanpitoon kohteista. Facebookissa ja Instagramissa kohde voi olla esillä, mikäli toimeksiantaja on antanut suostumuksensa. Kohde on suora linkki kotisivuillemme. Asiakastietoja ei käytetä erikseen markkinointiin tai luovuteta ulkopuoliselle.